Maitotilan johtamista – tipuaskelin kohti uusia ulottuvuuksia
ProAgria Oulun MaitoManageri-hankkeeseen osallistuneet suurten, yli 100 lehmän karjojen maitotilayrittäjät ja asiantuntijat suuntasivat tammikuun viimeisellä viikolla kohti Tanskaa. Edessä oli ennen kokematon tutustuminen menestyvien tanskalaisten maitotilayritysten johtamiskäytäntöihin. Aluksi johtamista opittiin teoriassa. Sen jälkeen käytännössä, ihan tiloilla työskennellen.
SEGES on ProAgrian tanskalainen sisarorganisaatio. Nettisivuilla kerrotaan, että SEGES rakentaa siltaa tutkimuksen ja käytännön maatalouden väliin. SEGES lupaa, että viimeisin tieto tutkimuksesta ja teknologiasta tuodaan asiantuntijoiden kautta tanskalaisten tuottajien käytäntöön niin nopeasti ja tehokkaasti kuin mahdollista. Aivan kuten meilläkin ProAgriassa.
200 lehmän tilojen eroja työn tehokkuudessa. Paras tuottaa 600 kg maitoa/työtunti, heikoin lähes puolet vähemmän. Työmäärässä ero tarkoittaa yhtä henkilötyövuotta. Kuva: Tauno Paakkari
Maidontuotannon haasteena on, että tuotantokustannukset ovat liian korkeita suhteessa maidon hintaan. Huonon hintasuhteen lisäksi maidon hinta myös vaihtelee koko ajan enemmän. Haastavassa markkinatilanteessa riskinä on, että työstä saatava rahallinen hyöty jää liian pieneksi ja kannattavuus sekä sen myötä työn mielekkyys vähenee. Karjakokoa kasvatetaan, jotta maitoa voidaan tuottaa enemmän. Viimeistään kun työresurssit tulevat rajallisena vastaan, on aika opetella uudenlaisia toimintatapoja.
Tanskalaisilla on näistä asioista kokemusta pidemmältä aikajaksolta. Siksi heidän jo käytännössä hyödylliseksi kokemansa työskentelytavat ovat vähintään tutustumisen arvoisia. Oli aika lähteä tutustumaan, kuinka omaa toimintaa voisi tehostaa uusien toimintatapojen kautta.Ensimmäisen päivän vietimme tanskalaisen sisarorganisaation pääpaikalla Århusissa, Ulrik Jensenin ja kumppaneiden vieraana. Ulrik kertoi, että kaikki Tanskan maatalouden tieto löytyy tästä rakennuksesta. Tavoitteena ei ole tehdä rahallisesti hyvää tulosta, vaan saada tanskalainen maatalous kannattavaksi ja viljelijät onnellisiksi.
Tanskan maidontuotannon lukuja:
- vuonna 2000 maitotiloja oli 10000
- vuonna 2016 maitotiloja on 3300
- 90% markkinoista Arlan
- keskituotos 10197 EKM
- keskilehmäluku 170 lehmää/karja
Jo keskimääräinenkin tanskalainen maitotila on niin suuri, ettei arkisten töiden tekeminen enää onnistu ainoastaan oman perheen voimin. Kiinteän omaisuuteen investoimisen lisäksi oman johtamisosaamisen kehittämiseen ei kuitenkaan ole panostettu. Minkälaista on maitotilan arkinen työ 3-4 ulkopuolisen työntekijän kanssa? Kuinka irrottaudutaan itse käytännön työn tekemisestä johtajan rooliin ilman, että tuotanto siitä kärsii?
Tanskalaisten vastaus kysymykseen on LEAN-johtamistavan tuominen Toyotan ja LEGOn maailmasta suuriin kotieläinyksiköihin. SEGESin Ulrik Jensen on tiimeineen luonut niiden pohjalta helppoja johtamisvälineitä maidontuottajille.
Ulrik Jensen kertoo tanskalaisista maitotilan johtamiskäytännöistä MaitoManagerilaisille. Kuva: Tauno Paakkari
LEAN toimii minimoidakseen “ei arvoa tuottavat toiminnot” ja keskittyy toimintoihin, jotka todellisuudessa tuovat hyötyjä yritykselle. Esimerkkinä on suuren hiehoryhmän kuljettaminen yhden ihmisen voimin laitumelta takaisin kotiin.
Hiehoille on opetettu, että auton peräkontissa olevasta ämpäristä saa herkkuruokaa. Niinpä ne on helppo kuljettaa auton perässä rauhallisesti kulkien minne tahansa. Sen tekemiseen riittää yhden ihmisen työpanos.
Paitsi ihmisten väliseen viestintään, myös kommunikointiin eläinten kanssa on hankittu tietoa ja osaamista. Näin tehostetaan ja sujuvoitetaan työtä tanskalaisittain.
Havainnollistava teoreettinen numerotehtävä töiden sujumisesta navetan arjen askareissa. Tämän erän nopein oli Tommi. Kuva: Tauno Paakkari
Olimme MaitoManageri-ryhmän kanssa Tanskassa, koska haluamme oppia paremmiksi ja tehokkaammiksi. Ulrikin kanssa tutuiksi tulivat valkotaulukokous, viikkosuunnitelma, 5S ja SOP-työohjeet sekä niiden merkitys koko yritykselle.
Kävimme läpi, kuinka työntekijät motivoidaan kehittämään ja parantamaan työtään omatoimisesti. Ja kuinka kaikki saadaan työskentelemään innokkaina ja tehokkaina kohti yhteistä päämäärää. Tietysti siten, että johtaja voi huoletta keskittyä omaan rooliinsa ja saa myös paljon kaivattua vapaa-aikaa arjen töistään. Ilman että kännykkä soi koko ajan tai navetan tuotanto poissaolon aikana tilanteesta kärsii.
Loppujen lopuksi nämä ovat helppoja asioita myös meillä toteutettaviksi. Se vaatii vain vanhojen toimintatapojen sivuun siirtämistä sekä luottamusta kaikkien yrityksessä työskentelevien kesken.
Tavoitteellisen ja tehokkaan työskentelyn tuloksena tuotantoluvut lähtevät sujumaan oikeaan suuntaan. Tässä Kent Davidsenin tilan maidon solupitoisuuden muuttuminen. Karjassa on 400 lehmää ja tuotostaso 9600 kg EKM. Kuva: Tauno Paakkari
Onnistumisen avaimena on, että myös työntekijöiden pitää kokea hyötyvänsä paremmista ja uusista (työläämmistä?) työtavoista. Aluksi uusi tapa tuntuu aina työläämmältä, mutta kokemuksen ja hyötyjen kautta uusi työskentelytapa alkaa tuntua entistä paremmalta.
Näihin asioihin saimme tutustua käytännössä seuraavana päivänä, kun neljässä pienryhmässä ajoimme eri tiloille käytännön työskentelyä seuraamaan ja siihen myös osallistumaan.
Kaikessa tekemisessä pitää olla syvempää ajatusta ja tarkoitusta. Työntekijä saa rahallisen korvauksen työstään tilille, huomioi pomo tehdyt asiat ystävällisellä kommentilla tai ei. Työntekijän motivaatiota ja sen myötä työn tulosta nostaa kuitenkin yrittäjän kiinnostus: kuinka työ sujuu, mitä itse olet mieltä, miten kehittäisit paremmaksi. Minkä olit mielestäsi tehnyt hyvin. Minkä olisit voinut tehdä paremmin? Ja miten haluaisit sen suorittaa?
Kent Davidsen kuuntelee työntekijänsä ehdotusta paremmasta tavasta suorittaa työ. Kuva: Tauno Paakkari
LEANin tekniikat on helppo oppia, mutta kokonainen kulttuurimuutos johtamisessa ja koko yrityksessä onkin vaativampi asia toteuttaa. Aloitusvaiheessa yleisimmin haasteena on selkeiden tehtävien ja työjärjestysten puute. Lisäksi usein puuttuu tieto siitä, mikä on tulosten parantumisen mittari ja kuka sen saavuttamisen askelista vastaa.
Töiden ja ihmisten johtamiseen tarvitaan paljon sosiaalisia taitoja. Työyhteisössä se, mitä ihmiset sanovat on yhtä tärkeää kuin se mitä he jättävät sanomatta. Parhailla tiloilla Tanskassa kaikki tietävät, mitä tekevät ja miksi niin tekevät. Lisäksi kaikki ymmärtävät, miksi se on tärkeää. Sen tilanteen aisti paikan päällä selvästi.
Se, että pystyt johtamaan muita onnistuu vain, jos pystyy johtamaan itseään. Ammattimiehestä johtajaksi kehittyminen vaatii monen asian ja tekemisen muuttamista toiseksi. Paitsi, että pitää oppia uutta, pitää myös pystyä siirtämään pois vanhoja oppeja.
Gunnar Jacobsenin tilalla valmistellaan töitä valkotaululle. Karjassa on 460 lehmää ja tuotostaso 13 400 kg EKM. Kuva: Tauno Paakkari
Yksi maitotilojen parhaiten omaksumia LEAN-työkaluja on Whiteboard-meeting eli valkotaulupalaveri. Ne pidetään kerran viikossa ja palaveri kestää noin varttitunnin. Kun tekniikka on kaikille tuttu, sujuu palaveri näppärästi ja kaikki hyötyvät sen tuloksesta. Asiat saadaan sovittua kasvotusten ja kaikki kuulevat asiat yhtä aikaa ja samanlaisena.
Käydään läpi edellisen viikon onnistumiset ja huomioidaan positiiviset palautteet niihin vaikuttaneille henkilöille. Katsotaan, mitkä olisivat voineet sujua paremmin ja mitä asioita pitää tehdä tällä viikolla toisin. Lisäksi käydään läpi tulevan viikon tärkeimmät asiat ja tehtävät.
Työntekijöillä on myös koko ajan tieto karjan saavuttamista tuotantotuloksista, jotka motivoivat tekemään työtä niiden hyväksi. Valkotaulupalaverin onnistumiselle olennaista on, että kaikki osapuolet kokevat hyötyvänsä palaverista. Lisäksi vahvuutena on, että työntekijät miettivät ja kertovat, miten asioita kannattaisi tehdä. Taulupalaveri siis motivoi työskentelyyn aivan toisella tavalla, kun johtajan ylhäältä sanelemat kehitysideat.
Mukana olleet maidontuottajat motivoituivat kovasti valkotaulukokouksista, joten hankimme jo yhdessä taulut palavereita varten. Etenemisestä sovimme yhdessä: aluksi otamme taulusta käyttöön vain muutaman kohdan ja etenemme toimintatavan käyttöönotossa pienin askelin. ”Tipuaskelin, ettei tule revähdyksiä” on yhteinen mottomme.
Koska käyttöönotto lähtee liikkeelle johtajan kulkiessa keulassa, ovat palaveritekniikan pitoon valmentautuneet asiantuntijat mukana tukemassa toimintatavan jalkauttamista. Tekniikoita ja työkaluja kokeillessa tarvitaan myös toisten yrittäjien tukea. Tätä saadaan MaitoManagerin muilta yrittäjiltä yhteisissä pienryhmäpalavereissa.
Me kaikki olemme aikanaan oppineet monta asiaa. Opettelu vie aina aikansa. Mutta kun motivaatio on suuri ensiaskelista lähtien, pääsee sinnikkäinkin tipu harjoittelun tuloksena aikanaan jopa lentoon saakka. Mutta kuten sovittua: tipuaskelin kohti kirkasta päämäärää.
Menimme tiloille mukaan käytännön työhön. Kussakin ryhmässä oli kolme suomalaista maitotilayrittäjää, yksi suomalainen ja yksi tanskalainen asiantuntija. Näitä ryhmiä oli neljä. Lisäksi yksi ryhmä kävi bussilla kahdessa kohteessa. Kohteet olivat huolella valittuja, tanskalaisia kärkitiloja. Kuva: Tauno Paakkari
Tiina Karlström
kotieläinagrologi AMK, ProAgrian huippuosaaja: lypsykarjan ruokinta, terveys ja hyvinvointi
ProAgria Oulu