Kesytä kuittikasa kirjanpitoaineistoksi
Tähän aikaan vuodesta helmikuun viimeinen saattaa tuntua kaukaiselta päivältä, mutta se tulee joka vuosi ja aina yhtä nopeasti. Vuodesta on jo kulunut neljännes!
Kun vuosimenettelyssä olevan yrityksen kuitti- ja kirjekasa pöydänkulmalla alkaa nousta uhkaavan korkeaksi, on aika ryhtyä toimeen. Näillä tarvikkeilla pääset alkuun:
- kansioita
- nitoja
- rei´itin
- sakset tai paperiveitsi
Aloita kirjeiden lajittelulla; kaikkien kirjeiden sisältö ei ansaitse tulla toimitetuiksi kirjanpitäjälle. Postilaatikkoon tulee runsaasti kirjepostina muun muassa kaupallisia tiedotteita ja kampanjakirjeitä. Nämä voi avaamisen jälkeen laittaa paperinkeräykseen. Kirjanpitäjä joutuu laskuttamaan lajittelusta; kannattaa siis lajitella jo tilalla.
Kirjanpitoon ei kannata toimittaa yksityistalouden kuitteja kampaaja-, parturi- tai hammaslääkärikäynneistä, muiden kuin ammattilehtien maksuja tai päivähoitomaksuja. Jos et ole varma, kuuluuko kuitti kirjanpitoon, kysy kirjanpitäjältäsi vaikka tekstiviestillä. Ylimääräiset kuitit lisäävät työtä ja aikanaan saapuvan laskun summaa.
Valmiiksi mapitettu aineisto on nopea kirjata ja muistiinpanovelvolliselle halvempi.
Laskut omiin kansioihin
Laita saapuneet laskut heti omaan kansioonsa eräpäivän mukaiseen järjestykseen. Sieltä ne löytyvät vaivattomasti maksamista varten. Voit naputtaa laskut suoraan verkkopankkiin odottamaan eräpäivää. Merkitse maksettuun laskuun maksupäivä tai tulosta verkkopankista maksukuitti ja nido se laskuun kiinni. Siirrä maksetut laskut omaan kansioonsa – vanhin lasku pohjalle ja uusin päällimmäiseksi.
Jos lasku on jäänyt maksamatta ja siitä tulee huomautus, tarkista ensin, oletko vielä maksanut sitä. Laskun maksaminen kahteen kertaan tyhjentää kassaa turhaan ja maksun palautuminen vie oman aikansa. Laskussa on numero, ja tuo sama numero on merkitty huomautuslaskuun. Tarkista numero ehdottomasti ennen maksamista.
Jos olet maksanut laskun myöhässä ja huomautuslaskussa on korkoa, huomautus- tai perimiskuluja, maksa ne. Jos lasku on edelleen maksamattomien laskujen kansiossa, nido huomautuslasku yhteen alkuperäisen laskun kanssa.
Tiliotteen toimitustapa kannattaa vaihtaa verkkopankissa verkkotiliotteeksi. Se alkaa kuukauden ensimmäinen päivä ja päättyy viimeiseen. Tiliote on helppo tulostaa kuukausittain kansioon. Yliviivaa tiliotteesta ne maksut, jotka eivät kuulu kirjanpitoon.
E-laskut kannattaa tulostaa heti maksamisen jälkeen. Mikäli tulostetta on usean paperin verran, nido ne yhteen.
Kassakuitit olisi hyvä kopioida, sillä lämpöpaperikuitin tekstit häviävät yllättävän nopeasti lukukelvottomiksi. Jos pystyt kopioimaan itse, vähennät myös kirjanpitäjän työtä.
Päivittäiseksi rutiiniksi
Laskujen ja kuittien kerääminen kirjanpitoa varten kannattaa tehdä päivittäin. Aina kun postissa tulee kirje, avaa kuori ja katso mitä siellä on, mapita tarvittavat ja hävitä tarpeettomat paperit. Laita käteismaksukuitit kansioon heti, kun niitä kauppareissulla tulee. Näitä joutuu hukkaan ja niitä etsitään helmikuun lopulla autoista ja traktoreista.
Useat teurastamot eivät enää lähetä postissa välitys- ja teurastilejä, vaan ne on tulostettava kunkin toimijan palvelusivuilta. Ruokaviraston maksatukset on tulostettava Vipu-palvelusta.
Kirjanpito on pohjana kaikille talouslaskelmille, esimerkkeinä välitilinpäätös ja kassabudjetti. Jos tarvitsee hakea pankista lainaa tai lykkäystä lyhennyksille, ajantasainen kirjanpito mahdollistaa lainaneuvottelut nopeammin.
Tavoitteeksi kannattaa asettaa pienissä tositemäärissä neljännesvuosittainen ja isommissa kuukausittainen toimittaminen tallennettaviksi. Tallentamisen jälkeen voi kirjanpitäjän kanssa käydä läpi tuloslaskelmaa ja miettiä, mitä on muuttunut edelliseen vuoteen verrattuna sekä pohtia budjetin ja välitilinpäätöksen laadinnan tarvetta.
Nähdään toimistolla!
Teksti ja kuva:
